Konfiguracja obsługi adresu e-mail w ITS

Z Baza Wiedzy cybo.pl
Wersja z dnia 19:17, 16 sty 2024 autorstwa 42E5 (dyskusja | edycje) (Utworzono nową stronę "= Wstęp = Aplikacja ITS wspomaga pracę zespołową przy obsłudze zgłoszeń. Pozwala ona m.in. na sprawniejszą niż w przypadku klasycznych programów poczto…")
(różn.) ← poprzednia wersja | przejdź do aktualnej wersji (różn.) | następna wersja → (różn.)

Wstęp

Aplikacja ITS wspomaga pracę zespołową przy obsłudze zgłoszeń. Pozwala ona m.in. na sprawniejszą niż w przypadku klasycznych programów pocztowych obsługę wiadomości e-mail przychodzących do przedsiębiorstwa oraz wysyłanych z przedsiębiorstwa. Dzięki aplikacji ITS, "w jednym miejscu" obsługiwane może być jednocześnie wiele różnych adresów e-mail przedsiębiorstwa.

Odbieranie wiadomości

W celu odbierania w aplikacji ITS serwisu cybo.pl wiadomości e-mail wysyłanych na dany adres e-mail (np. biuro@demo.cybo.pl) należy:

  • w panelu administracyjnym serwisu cybo.pl w funkcji Domeny e-mail dodać domenę e-mail tego adresu (demo.cybo.pl w przypadku przykładowego adresu jw.) o ile nie jest ona tam już obecna (zmiany na liście domen e-mail w tej funkcji wymagają współpracy z Operatorem),
  • w panelu administracyjnym serwisu cybo.pl w funkcji Aplikacje > ITS > Adresy e-mail dodać konfigurowany adres e-mail o ile nie jest on tam już obecny,
  • dodać konfigurowany adres jako adres systemowy w aplikacji ITS.

Po wykonaniu konfiguracji jw. wiadomości e-mail wysyłane na skonfigurowany adres powinny trafiać do tej kolejki w aplikacji ITS, która została wskazana przy konfiguracji adresu systemowego w tej aplikacji.

Uwagi:

  • Serwer poczty serwisu cybo.pl kieruje do aplikacji ITS te przychodzące wiadomości e-mail, które w adresie koperty SMTP posiadają adres odbiorcy zgodny z adresem znajdującym się na liście Aplikacje > ITS > Adresy e-mail w panelu administracyjnym tego serwisu.
  • Adresy e-mail skonfigurowane w funkcji Administracja > Adresy e-mail aplikacji ITS odnoszą się do adresów umieszczanych w nagłówkach Do/DW w wiadomościach e-mail (a nie adresów z kopert SMTP). Pozwala to na kierowanie przychodzących wiadomości e-mail do kolejek w aplikacji ITS na podstawie oryginalnych adresów odbiorcy wiadomości nawet jeśli wiadomości te zostały przekierowane do serwisu cybo.pl z innego systemu poczty (w takim przypadku adres odbiorcy z koperty SMTP jest różny od adresu odbiorcy z nagłówków Do/DW).
  • W przypadku jeśli do aplikacji ITS trafi wiadomość e-mail skierowana na adres, który nie został skonfigurowany w funkcji Administracja > Adresy e-mail w tej aplikacji, wtedy wiadomość taka umieszona zostanie w domyślnej kolejce w aplikacji ITS (standardowo jest to kolejka o nazwie BOK).

Wysyłanie wiadomości

W celu wysyłania z aplikacji ITS serwisu cybo.pl wiadomości e-mail z danym adresem nadawcy e-mail (np. biuro@demo.cybo.pl) należy:

  • w panelu administracyjnym serwisu cybo.pl w funkcji Aplikacje > ITS > Adresy e-mail dodać konfigurowany adres e-mail o ile nie jest on tam już obecny,
  • dodać konfigurowany adres jako adres systemowy w aplikacji ITS,
  • w aplikacji ITS za pomocą dostępu użytkownika należącego do grupy administrators w funkcji Administracja > Kolejki ustawić skonfigurowany adres e-mail w polu Adres systemowy tych kolejek, z których wychodzić mają wiadomości e-mail z tym adresem nadawcy.

Uwagi:

  • Istnieje możliwość skonfigurowania przyjmowania do tej samej kolejki w aplikacji ITS wiadomości e-mail wysyłanych na różne adresy e-mail. Odpowiedzi e-mail wysyłane z aplikacji ITS mają zawsze adres e-mail nadawcy wskazany w polu Adres systemowy w konfiguracji tej kolejki w aplikacji ITS (funkcja Administracja > Kolejki), w której znajduje się zgłoszenie w momencie wysyłki wiadomości z niego. Pozwala to np. obsługiwać w aplikacji ITS starsze adresy jeśli są jeszcze używane przez kontrahentów z przechodzeniem na ich nowe odpowiedniki (które będą pojawiać się w odpowiedziach do kontrahentów).
  • W przypadku konfigurowania adresu e-mail nadawcy z domeną, która nie jest domeną e-mail serwisu cybo.pl konieczne może być dodatkowe skonfigurowanie zabezpieczeń w jej DNS (np. SPF, DKIM, DMARC) tak aby upoważnić serwis cybo.pl do nadawania wiadomości e-mail z adresami nadawcy z tej domeny. W celu uniknięcia problemów rekomendowany jest kontakt z Operatorem w celu uzgodnienia szczegółów przed rozpoczęciem korzystania z takiej domeny e-mail w wiadomościach wysyłanych z serwisu cybo.pl.

Dodawanie adresu systemowego w aplikacji ITS

W celu dodania danego adresu e-mail jako adresu systemowego w aplikacji ITS, należy za pomocą dostępu użytkownika należącego do grupy administrators w aplikacji ITS wybrać Administracja > Adresy e-mail > Dodaj adres systemowy i dodać konfigurowany adres e-mail jeśli nie jest on tam już obecny:

  • w polu Adres e-mail wpisać konfigurowany adres e-mail (biuro@demo.cybo.pl w przykładzie jw.),
  • w polu Wyświetlana nazwa wpisać przyjazną nazwę tego adresu e-mail, która będzie używana przy tym adresie e-mail w polu nadawcy jeśli konfigurowany adres będzie używany również jako adres nadawcy wiadomości wysyłanych z aplikacji ITS,
  • w polu Kolejka wybrać kolejkę, do której mają trafiać wiadomości e-mail z adresem odbiorcy (pole Do/DW) zgodnym z konfigurowanym adresem,
  • w polu Aktywność ustawić wartość aktywne,
  • wcisnąć przycisk Zapisz aby zakończyć konfigurację.

Warianty adresów w domenach e-mail

Po skonfigurowaniu w aplikacji ITS serwisu cybo.pl obsługi danego adresu e-mail należącego do domeny e-mail tego serwisu (np. biuro@demo.cybo.pl) zgodnie z opisanymi wyżej instrukcjami, prócz korzystania w aplikacji ITS z tego adresu e-mail, możliwe będzie korzystanie w niej również z wariantów tego adresu e-mail powstałych poprzez dodanie w tym adresie przed znakiem "@" przyrostka rozpoczynającego się znakiem "-" (np. biuro-sprzedaz@demo.cybo.pl czy biuro-pietro1@demo.cybo.pl). W tym celu nie jest wymagana dodatkowa konfiguracja w panelu administracyjnym natomiast każdy z takich wariantów adresu e-mail po stronie aplikacji ITS jest traktowany jako osobny adres i może być tam konfigurowany osobno wg potrzeb.